Organización de matrimonios "a la medida"

Si organizar matrimonios fuera fácil, no existirían los wedding planners. Es tal la cantidad de elementos que tienen, que reunirse y confluir en que, tanto la organización propiamente dicha como la celebración lleguen a un feliz término, que las empresas que toman por su cuenta la asesoría a los novios y la planeación y ejecución de todas las etapas previas, deben tener la infraestructura y los profesionales idóneos que hagan posible un matrimonio ‘con todas las de la ley’.

Cuando los hoteles Charleston empezaron, hace diez años, a dedicarse a la organización de matrimonios, su emblemático Santa Teresa de Cartagena de Indias les había impuesto esa necesidad. Porque La Heroica se ha convertido, quizás, en el escenario más romántico del Caribe para celebrar matrimonios, debido a su bella imagen de puerto marítimo, su arquitectura colonial y la calidez de su clima, y muchos colombianos han elegido al Charleston Santa Teresa como lugar para celebrar su boda.

Como réplica de lo sucedido con los colombianos, algunas parejas de extranjeros empezaron a conocer las virtudes hospitalarias de Cartagena y de los Charleston a través de la publicación The Knot, Best of Weddings 2009, especializada en servicios relativos a matrimonios y de amplia circulación en Estados Unidos, en ésta los Hoteles Charleston tienen una página en la que dan publicidad a su amplia experiencia en la materia, mostrando las virtudes de los idílicos rincones del Santa Teresa.

Cómo lo hacen
María Gómez, wedding planner a cargo de la organización relativa a matrimonios dentro de la compañía, señala las ventajas de contratar estos servicios: “Detrás de la imagen colonial del Santa Teresa existe toda una infraestructura moderna y creativa, dispuesta a complacer las expectativas de los contrayentes. Y es que, desde la fecha en que toman la decisión de casarse, se les plantean tantas incógnitas, necesidades y tareas que no saben por dónde empezar. Cuando los extranjeros nos contactan, saben que se quieren casar en Cartagena, pero no saben cómo abordar los innumerables pasos y ajustes que requiere una boda de estas características, más por cuanto hay que movilizar a los invitados y éste se vuelve un plan de tres o más días, no sólo del día de la celebración”.

María aconseja iniciar los preparativos con unos ocho meses de antelación. Desde el día de la ‘plantación del evento’, término que se utiliza dentro de la jerga de la organización de matrimonios y otras celebraciones para significar que ese día se decide la fecha, el lugar y los organizadores, toda una dinámica empieza a funcionar.

A pedir de boca
Los novios se reúnen, entonces, con un equipo que les ayuda a crear un sistema y un concepto de decoración basados en las ideas que tengan los contrayentes sobre el ‘tema’ de su boda. Los hoteles Charleston crean así un sistema/agenda mes a mes de las cosas que hay que hacer, paso a paso.

La organización del Charleston asesora a la pareja y a sus familiares en todos lo aspectos, y hace una planeación de todas las etapas previas, es decir, da concreción a las ideas que tienen los novios, les ayuda a realizarlas y se encarga de absolutamente todo. Además de los aportes, gracias a su conocimiento de este tipo de eventos, hacen que el matrimonio gire en torno a un tema fundamental.

Desde el momento en que la pareja decide formular las invitaciones, recibe de la organización asesoría e ideas, lo mismo que la elaboración del diseño y la impresión de las tarjetas. La creación de una página Web del matrimonio es fundamental para que los invitados se contacten en torno al evento y vean en ésta los detalles de su participación, las listas de regalos y otros aspectos. La papelería incluye las invitaciones, las tarjetas de bienvenida y agradecimiento, el programa de la iglesia y el menú y, como es lógico, obedece a un diseño único, unido al concepto del matrimonio.

En cuanto a la comida, la organización les presenta a los novios tres opciones de menú, tanto si se trata de platos servidos a la mesa como de un bufé de especificaciones particulares. Hacia los tres meses de haber hecho la negociación con los Charleston, el equipo monta las mesas tal y como se verán la noche del matrimonio y hacen una prueba que contempla la comida y la decoración de las mesas.

De otros países
Cuando se trata de invitados que viajan desde Europa, Estados Unidos u otras procedencias, el equipo los ayuda a contactar a las personas que los atienden dentro de las agencias y aerolíneas y que ofrecen tarifas especiales para ellos. En el momento en que los asistentes hacen su reservación hotelera se les facilitan opciones de transporte y mucho más. Así, los invitados no tienen que preocuparse, todo está organizado de manera sistemática. La organización planea para ellos actividades extrasociales o turísticas. Ya en Cartagena, los huéspedes del Santa Teresa reciben a diario, en sus habitaciones, un periódico que les informa acerca de los tours y actividades que pueden elegir en los días previos o posteriores al matrimonio, entre los que se cuentan, por ejemplo, clases de cocina típica cartagenera, paseos en coche, alquiler de bicicletas, paseos a las islas y city tours.

Quienes contratan los servicios de la organización del Charleston terminan volviéndose muy cercanos a su wedding planner, pues ésta crea para ellos un libro que indica el paso a paso del evento, las fotografías de las muestras escogidas, las ideas presentadas a los novios desde un principio y las fotografías del producto final. Este libro se constituye en un gran recuerdo de lo que fueron esos ocho meses de preparación de un matrimonio que cumple con el deseo de los novios acerca de que la fecha de su matrimonio cristalice todo aquello que soñaron.